Sisäinen valvonta, riskienhallinta ja sisäinen tarkastus

Sisäinen valvonta

Exel Compositesin sisäinen valvonta pohjautuu COSO-viitekehykseen. Exel Composites on määritellyt sisäisen valvonnan osana prosessia, johon vaikuttavat hallitus, toimitusjohtaja, johtoryhmä ja henkilökunta kaikilla konsernin tasoilla tavoitteena tuottaa perusteltua tietoa tavoitteiden saavuttamisesta.
 
Exel Compositesin sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa, että Exelin liiketoiminnot ovat vaikuttavia, tehokkaita ja strategianmukaisia, varmistaa keskittyminen keskeisimpiin liiketoimintariskeihin ja seikkoihin, edistää eettisiä arvoja, hyvää hallinnointikäytäntöä ja riskienhallintaa, varmistaa lakien, säännösten ja sisäisten toimintatapojen noudattaminen sekä varmistaa luotettava, seikkaperäinen ja oikea-aikainen taloudellinen raportointi.
 
Exel Compositesin sisäinen valvontakehys muodostuu hallituksen määrittelemästä sisäisestä valvonnasta, riskienhallinnasta ja hallintakäytännöstä, joiden toimeenpanoa ja soveltamista johto valvoo. Konsernin controller-toiminto valvoo toimintojen vaikuttavuutta ja tehokkuutta ja taloudellisen raportoinnin ja johdon raportoinnin luotettavuutta. Riskienhallinnassa tunnistetaan, arvioidaan ja pienennetään riskejä, jotka ovat uhka Exelin tavoitteiden saavuttamiselle. Sisäisen valvonnan periaatteiden tarkoituksena on varmistaa yhteensopivuus soveltuvien lakien, säädösten, sisäisten toimintaohjeiden sekä eettisten arvojen kanssa. Tehokas valvonta kaikilla organisaatiotasoilla muodostuu kaikille avainliiketoiminnoille erikseen määritellyistä valvontatoiminnoista. Yhteiset eettiset arvot ja vahva, koko henkilöstön sisäisen valvonnan kulttuuri muodostavat Exel Compositesin sisäisen valvonnan perustan.
 
Ylin vastuu yhtiön sisäisen valvonnan järjestämisestä koskien yhtiön kirjanpitoa ja taloutta on hallituksella. Toimitusjohtaja on vastuussa siitä, että yhtiön kirjanpito vastaa lain määräyksiä ja että talousasiat on järjestetty luotettavalla tavalla.
 
Exel Compositesin sisäinen valvonta sekä sen roolit ja vastuut on määritelty hallituksen hyväksymissä sisäisen valvonnan periaatteissa.
 

Lisätietoja taloudellisen raportoinnin sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta on esitetty Selvityksessä hallinto- ja ohjausjärjestelmästä.

Riskienhallinta

Exel Composites Oyj:ssä riskienhallinta on integroitu yhtiön päivittäiseen päätöksentekoon ja toimintojen jatkuvaan seuraamiseen sekä puolivuosi- ja liiketoimintakatsausten sekä tilinpäätösten valmisteluun.

Hallitus ohjaa yhtiön riskienhallintaa riskienhallintapolitiikan avulla. Lisäksi hallitus tekee riskiarvioinnin osana puolivuosi- ja liiketoimintakatsauksiin sekä tilinpäätöksiin liittyvien asiakirjojen arviointi- ja hyväksymisprosessia. Myös yhtiön julkistamiin tulevaisuudennäkymiin liittyvät riskit arvioidaan.

Operatiivisten riskien hallinta ja seuranta ovat operatiivisen johdon keskeisiä tehtäviä. Riskejä arvioidaan kaikkien liiketoimintaa koskevien päätösten yhteydessä. Tämän lisäksi toimitusjohtaja ja muut johtoryhmän jäsenet seuraavat kuukausittain liiketoiminnan kehitystä sekä lyhyen ja pitkän aikavälin riskejä liiketoimintayksiköiden johtajien ja controllereiden esityksiin pohjautuen.

Exel Compositesin riskit voidaan jakaa strategisiin, operatiivisiin, taloudellisiin sekä suuronnettomuuksiin ja ympäristöriskeihin.

Strategiset riskit

Mitä tulee strategisiin riskeihin, yhtiö saa merkittävän osan liikevaihdostaan tietyiltä avainasiakkailta ja markkinasegmenteiltä. Siinä missä yhtiön tuotantokapasiteetti ja kustannusrakenne ovat suunnitellut kasvaville liiketoimintavolyymeille, näiden avainasiakkuuksien tai markkinasegmenttien negatiivinen kehitys saattaisi johtaa Exel Compositesin kannattavuuden heikkenemiseen. Yhtiö pienentää tätä riskiä läheisellä yhteistyöllä avainasiakkaidensa kanssa. Exel seuraa ja ennustaa päämarkkinoidensa ja samalla liiketoimintavolyymiensa kehitystä pystyäkseen mukauttamaan liiketoimintansa ja kustannusrakenteensa ennusteiden mukaisiksi. Lisäksi yhtiö kehittää jatkuvasti uusia tuotteita ja sovelluksia rajoittaakseen riippuvuuttansa yksittäisistä asiakkaista tai markkinasegmenteistä.

Strategisiin riskeihin liittyvät myös yritysostot, missä hyötyjen ja synergioiden toteutunut taso saattaa erota suunnitellusta.

Operatiiviset riskit

Merkittävimmät operatiiviset riskit liittyvät tuotekehitykseen ja myyntiin sekä tuotantoon. Exel Compositesin tuotevalikoima on hyvin laaja ja usein asiakaskohtaisesti räätälöity, mikä lisää tuotekehityksen ja tuotannon kompleksisuutta. Sellaisen tuotteen suunnittelu, valmistus ja myynti, joka ei vastaa asiakkaan kanssa sovittuja ominaisuuksia, saattaisi johtaa merkittäviin tappioihin ja vahingonkorvauksiin sekä vaikuttaa negatiivisesti yhtiön maineeseen. Lisäksi ammattitaitoisen henkilökunnan saatavuus ja tiedon pysyminen yrityksessä, itsekehitetyn teknologian suojaaminen, petokset, mahdolliset ihmisoikeus- tai muut Code of Conduct-rikkomukset yhtiössä tai yhtiön hankintaketjussa, keskeisten raaka-aineiden saatavuus ja hinnoittelu sekä onnettomuudet tai pitkäaikaisesta kemikaalialtistuksesta johtuvat terveysongelmat kuuluvat merkittäviin operatiivisiin riskeihin. Edellä mainituista yhtiön kannattavuuden kannalta kriittisiä ovat etenkin ammattitaitoisen henkilökunnan saatavuus ja tiedon pysyminen yrityksessä, itsekehitetyn teknologian suojaaminen, petosten havaitseminen ja niiltä suojautuminen, sekä keskeisten raaka-aineiden saatavuus ja hinnoittelu. Mahdolliset ihmisoikeus- tai muut Code of Conduct-rikkomukset tai merkittävät ihmisille tai ympäristölle haitalliset terveys- ja turvallisuusriskit voisivat toteutuessaan johtaa mainetappioihin, sanktioihin tai jopa vaikuttaa yhtiön toimintalupiin. Huolellisesti laaditut sopimukset, asianmukaiset liiketoimintaprosessit ja työnohjaus ovat keskeisessä roolissa operatiivisten riskien ja vahinkojen ennaltaehkäisyssä.

Rahoitusriskit

Rahoitusriskit koostuvat valuutta-, korko-, likviditeetti- ja jälleenrahoitusriskeistä sekä luotto- ja vastapuoliriskeistä. Valuutta- ja korkoriskejä hallinnoidaan pääasiassa erilaisilla suojausinstrumenteilla. Konsernin myyntisaamisia turvataan luottovakuutuksella.

Suuronnettomuudet ja ympäristöriskit

Suuronnettomuuksiin lukeutuvat tulipalon, tulvan tai kemikaalivuodon aiheuttamat omaisuusvahingot. Toteutuessaan ne vaikuttaisivat ensisijaisesti lähiympäristöön, mutta myös yhtiön liiketoimintaan ja tappioihin oman tai hankintaketjun liiketoiminnan keskeytyksistä johtuen. Ympäristöriskit voisivat toteutuessaan johtaa mainetappioihin, sanktioihin tai vaikuttaa yhtiön toimintalupiin. Exel Compositesin ensisijainen tavoite on onnettomuuksien aktiivinen ennaltaehkäisy ja yhtiön ympäristöohjelma perustuu tunnistettuihin riskeihin, lainsäädännöllisiin vaatimuksiin sekä sertifikaatteihin kuten ISO 9001, OHSAS 18001 ja ISO 14001. Ympäristöasioiden seurantaa ja mittausta suoritetaan kaikissa toimintayksiköissä. Toteutuessaan, ennakoivista toimenpiteistä huolimatta, suuronnettomuusriskien aiheuttamilta vahingoilta suojaudutaan pääasiallisesti vakuutuksin. Tämän tyyppisiä riskejä myös kartoitetaan säännöllisesti kolmansien osapuolten toimesta, jotka tekevät toimenpide-ehdotuksia riskien toteutumistodennäköisyyden pienentämiseksi.

Edellä mainituista riskeistä yksittäisten strategisten tai operatiivisten riskien todennäköisyyttä voidaan pitää suhteellisen korkeana. Kuitenkaan sellaisten yksittäisten riskien seuraamukset, toteutuessaan, eivät tyypillisesti ole merkittäviä. Yhtiön nykyisellä toimintamallilla, rahoitusriskien todennäköisyys on keskitasoa tai matala. Suuronnettomuuksien ja ympäristöriskien todennäköisyys on myös matala.

Sisäinen tarkastus

Konsernin tehokkaasti toimivan taloudellisen valvonnan ja perustetun controller-toiminnon vuoksi ei yhtiöllä ole erillistä sisäistä tarkastustoimintoa. Hallitus tai toimitusjohtaja voi määrätä Exel Compositesin controller-toiminnon tai ulkopuolisen toimittajan suorittamaan sisäisen tarkastuksen tehtäviä tarvittaessa.
Exel Composites Oyj, Vantaa head office, Mäkituvantie 5, FI-01510 Vantaa, Finland